シンプル・スマートな画面録画ソフト EaseUS RecExperts
Power Automate Desktopを体系的に学ぶならUdemy【初回ユーザ限定・最大96%割引】

詳しく解説します

  • フォルダー監視って何?
  • フォルダー監視をPower Automate Desktopでできないか?
  • フォルダー内のファイルを自動で処理してほしい。

当記事では、上記の疑問にお答えします。

 

フォルダー監視は、指定したフォルダー内でのファイルの追加や変更、削除などの変更があった際に、指定した処理を自動実行する仕組みです。

わざわざ、自分でフォルダーに入って処理しなくてもよくなるので、かなり業務負担が減るのではないでしょうか。

 

また、フォルダー監視はセキュリティの観点からも非常に重要です。

たとえば、悪意のある第三者が重要なデータを更新してしまったり、フォルダー内に溜まった不要ファイルのおかげで、どのファイルが保存されているのかわからなくなったりするケースが該当します。

 

当記事では、フォルダ監視の基本概念や3種類のフォルダ監視の方法を解説します。

さらにループアクションを使った擬似的な定期実行の方法も解説いたしますので、ぜひ一度読んでみてください。

なお、Power Automate Desktopの利用方法・起動方法は、以下の記事をご覧ください。

 当記事に記載した手順は、すべてPower Automate Desktopの無料版で作成した手順です。

 
【新機能】わからないことはAIに聞いてみよう
質問内容を入力すると、皆さんの疑問にAIがお答えします。

※当機能は現在ベータ版です。 予告なく公開終了する場合があります。
 
Power Automate Desktopで作業自動化の電子書籍を出版しました!
📘ヘルプデスクが面倒な作業を超自動化する全方法 メール自動化編
著:やまもとてつや

Tipstour初の電子書籍化!

37歳で初の正社員となりITヘルプデスクとして勤務中の著者が、Power Automate Desktopを使った8つのメール作業・自動化事例とその方法を本書でご紹介しています。

これを読めば、ヘルプデスクの担当者はもちろん、WindowsPCで作業するすべてのワーカーの面倒なメール作業を自動化可能です。

Kindle Unlimitedで読み放題対象!
(30日間無料体験アリ)

【前提】フォルダー監視とはフォルダー内の変更に対して自動で処理を行う仕組み

フォルダー監視は指定したフォルダー内でのファイルの追加や変更、削除などの変更があったら自動で指定した処理を実行する仕組みです。

フォルダー監視を導入すれば、フォルダー内のファイルに不正な削除や変更があった際にアラートを出したり、フォルダー内の命名規則から外れたファイル名を自動修正できたりします。

 

セキュリティ上の観点でもフォルダー監視は非常に重要ですが、実行するには専用ソフトウェアやPythonやC#といったプログラミングの知識が必要です。

しかし、専用ソフトウェアはそれなりにお金がかかる上、プログラミングで仕組みを構築するなら学習コストがかかります。

 

Power Automate Desktopなら無料で使用できる上、ノーコードなので学習コストもそこまでかかりません。

今回、紹介する内容であれば、個々のアクションを理解すればできるようになるでしょう。

 

具体的には、下記の仕組みを構築してみます。

  • フォルダー内にあるファイルをメモ帳でリスト化する
  • フォルダー内にあるファイルが一定数以上になったらメッセージを送信する
  • フォルダー内にあるExcelファイルに仕込んだVBAを起動させ保存する。

 

実際に自分で手順を構築してみると、手軽にフォルダー監視の仕組みを作るのにPower Automate Desktopはピッタリのツールだとわかります。

【方法①】フォルダー内にあるファイルをメモ帳でリスト化する

まずはフォルダー内にあるファイルをメモ帳でリスト化してみましょう。

 

今回の方法を用いれば、重要なファイルがフォルダー内にあるかを常に監視できるようになります。

何らかのトラブルでフォルダー外へ移動したり削除されたりしても、すぐに対処できるようになるでしょう。

 

Power Automate Desktopでは、2つのフローを構築するだけで実現できます。

 

新しいフローを作成したら、フォルダーアクションにあるフォルダー内のファイルを取得を中央にドラッグ&ドロップしてください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop1

画面が切り替わるので、フォルダー欄に監視したいフォルダパスを入力します。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop2

また、フォルダーアイコンをクリックすればエクスプローラーでも選択できます。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop3

下のファイルフィルター欄は、そのままにしてください。

 

*はフォルダ内全てのファイルを表すワイルドカードです。

もし、テキストファイルだけを検出したい場合*.txtと入力すればテキストファイルだけが検出できます。

変数として、Filesが作成されたのを確認しましょう。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop4

次にファイルアクションにあるテキストをファイルに書き込むをドラッグ&ドロップしてください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop5

下記画面が表示されるので、以下のように入力します。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop6

  • ファイルパス:あらかじめ作成したメモ帳ファイル(フォルダパスは自由です)
  • 書き込むテキスト:%Files%
  • ファイルが存在する場合:既存の内容を上書きする

ファイルパス欄にはあらかじめ作成したファイルリストのメモ帳ファイルを入れておきます。

 

フローを実行してみましょう。

フロー実行前のフォルダは下記の状態です。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop7

フローを実行し、ファイルリストを見てみましょう。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop8

ファイルリストが作成できました!

では、フォルダー内の1つファイルを追加してみましょう。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop9

再度フローを実行すると、ファイルリストは以下のようになります。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop10

ファイルリストが更新されました!

たった2ステップのフローでここまで実現できるようになるのは便利ですね。

 

全体のフローは下記になります。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop11

【方法②】フォルダー内にあるファイルが一定数以上になったらメッセージを表示させる

フォルダー内にあるファイルが一定数を超えたら、メッセージを表示させてみましょう。

使用するアクションは3つです。

 

方法①で解説したフォルダー内のファイルを取得をドラッグ&ドロップしましょう。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop1

入力も同じです。フォルダーの状況によってファイルフィルターは変えてください。

 

方法①で使用したテストフォルダーを例にすすめてみましょう。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop7

ファイル数が3つ以上になるか否かでメッセージを変えてみます。

条件アクション欄にあるifを中央にドラッグ&ドロップしてください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop12

画面が変わったら、以下のように入力してください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop13

  • 最初のオペランド:%Files.Count%
  • 演算子:より大きい(>)
  • 2番目のオペランド:3

次にifとEndの間に、条件アクション欄にあるElseをドラッグ&ドロップしてください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop14

あとはそれぞれの条件の間にメッセージを入れるだけです。

メッセージボックスアクション欄にあるメッセージを表示をifとElseの間とElseとEndの間に、それぞれドラッグ&ドロップしてください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop15

画面が変わります。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop16

ifとElseの間のメッセージには、ひとまず下記を入力しました。

  • メッセージボックスのタイトル:余計なファイルがあります!
  • 表示するメッセージ:フォルダをチェックしてください。
  • メッセージボックスアイコン:警告

ElseとEndの間のメッセージには、下記を入力しています。

  • メッセージボックスのタイトル:フォルダは正常です。
  • 表示するメッセージ:ファイル数は問題ありません。
  • メッセージボックスアイコン:情報

実際に、フローを動かしてみましょう。

まずは3つまでの場合です。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop17

フォルダーに1つファイルを加えて、再度フローを実行してみます。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop18

フォルダー内のファイル数でメッセージが変わりました!

完成したフローは以下のようになります。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop19

【方法③】フォルダー内にあるExcelファイルのVBAを自動実行する

フォルダー内にあるExcelファイルに仕込んだVBAを自動実行させてみましょう。

Excel自体の処理はVBAがやってくれるものの、いちいちExcelを開いてVBAを起動させるのは面倒です。

Power Automate Desktopを使えば、3ステップでVBAを自動実行できます。

 

サンプルとして以下のフォルダーとExcelファイルを用意しました。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop20

ファイルの中身はこのようになっています。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop21

ファイルには、セルB2にテストと加えるだけのVBAをプログラムしてあります。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop22

上のVBAを起動させて保存させてみましょう。

 

まずは対象のExcelファイルを起動させるため、ExcelアクションにあるExcelの起動をドラッグ&ドロップします。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop23

画面が変わったら、以下のように入力してください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop24

  • Excelの起動:次のドキュメントを開く
  • ドキュメントパス:対象のExcelファイルパス

入力が終わったら保存しましょう。

 

次にExcelアクションにある詳細をクリックして、Excelマクロの実行をドラッグ&ドロップします。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop25

画面が変わったら、マクロ欄に作成したVBAの名前を入力してください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop27

VBAの名前は以下の箇所になります。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop28

最後にExcelを閉じましょう。

Excelを閉じるをドラッグ&ドロップしてください。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop29

Excelを閉じる前欄をドキュメントを保存にして保存します。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop30

フローを実行してみましょう。

実行後、Excelファイルは下記の状態になります。

how_to_automatically_process_files_in_folders_with_watch_folder_in_power_automate_desktop31

VBAを実行し、保存できました!

【応用】ループアクションでフローを定期実行する

せっかくフォルダー監視の仕組みを整えたのなら、定期実行したいところです。

本来は有料プランでないと定期実行はできませんが、ループアクションを使えば擬似的に定期実行ができます。

 

ループアクションを使った定期実行については、下記の記事でも詳しく解説していますのでぜひお読みください。

ループアクション以外にもメール受信をトリガーに様々な処理もできます。
 
この記事で解決しなかった疑問は疑問はAIに聞いてみよう
質問内容を入力すると、皆さんの疑問にAIがお答えします。

※当機能は現在ベータ版です。 予告なく公開終了する場合があります。

【まとめ】フォルダー監視で、フォルダー内ファイルの作業を自動化しよう

以上、Power Automate Desktopでフォルダー監視をする方法について解説しました。

 

セキュリティ上、フォルダー監視は必須の仕組みですがPower Automate Desktopであればカンタンに作成できます。

ファイル数や内容の監視はもちろんですが、フォルダー内にあるファイルの自動処理にも使えるので覚えておいて損はありません。

 

今回、紹介した内容をもとにオリジナルのフォルダー監視を作成してみてください。

 
より詳しくPower Automate Desktopを学びたいと思ったら

Power Automate Desktopでの作業自動化について、より体系的に詳しく学んでいきたいと感じたら、Udemy(ユーデミー)が最適です。

Udemyはアメリカ発のWebラーニングサイトで、日本語のコースを含め、世界各国の言語でそれぞれの専門家のコースを動画形式で学ぶことが出来ます。

もちろんPower Automate Desktopの日本語コースも公開されており、すでに約300のコースがUdemyで公開・閲覧されています。

Udemyの豊富なPower Automate Desktop学習コース

Udemyは個人ユーザだけでなく、企業のeラーニングでも広く利用されています。

企業レベルのコースを受講することで、Power Automate Desktopの自動化テクニックを体系的に習得することが可能です。

 

Power Automate Desktopのコースは、業務に関連するジャンルのため1〜2万円台が一般的ですが、初回に限り、好きなコースを2000円で受講可能です。

無料で各コースの冒頭を視聴できるので、まずはUdemyにどのようなコースがあるのか、ぜひチェックしてみてください。

 

  UdemyのPower Automate Desktopコースを見てみる