【Power Automate Desktop】受信メールをトリガーに自動処理する方法

当記事では、上記の疑問にお答えします。

メールを受信したら何らかの自動処理ができたらいいですよね。

たとえば、OutlookやGmailであれば設定でメールを別のフォルダへ移動したり休日には自動返信できたりします。

しかし、この記事を読んでいる方は上記以外の処理も考えているのではないでしょうか。

そこで当記事ではPower Automate Desktopを使って特定のメールを受信した際にできる処理を一例としてまとめましたので、ぜひ一度読んでみてください。

なお、Power Automate Desktopの利用方法・起動方法は、以下の記事をご覧ください。

【前提】特定のメールを処理するならメッセージの取得アクションを使う

Power Automate Desktopを使えば特定のメールの受信をトリガーにして、様々な処理を自動化できるようになります。

どのメールを処理するかは、メッセージの取得アクションを使用します。

Outlookであれば、Outlookアクション欄にあるOutlookからメールメッセージを取得。

Outlook以外であればメールアクション欄にあるメールメッセージの取得からメールを取得できます。

自動化できる処理には、

などがあげられます。

また、ループを使えば上記の処理を擬似的に定期実行もできます。

メールの取得方法については、下記の記事をお読みください。

メール受信をトリガーにしてできる処理まとめ

では、メール受信をトリガーにしてできる処理をいくつかあげてみます。

【方法①】特定のメールを完全削除する

特定のメールを受信したら完全削除できます。

OutlookやGmailなら設定でゴミ箱にそのまま捨てられますが、Power Automate Desktopで設定するとゴミ箱にいかずに完全に削除可能です。

つまり、ゴミ箱を空にする手順がなくなります。

Outlookであればメールメッセージを取得後、Outlookでメールメッセージを処理の設定で操作をメールメッセージを削除しますを選べば実現できます。

Outlook以外なら、メールメッセージの処理にある全般設定で操作をサーバーからメールメッセージを削除しますにすればOKです。

ただし、完全削除なので間違ったメールを削除してしまうとゴミ箱からも消えます。

Power Automate Desktopでメール削除をする際はゴミ箱にも移動できません。

行う際は取得するメールの設定を誤らないように注意してください。

【方法②】特定のメールを受信したらメッセージを表示させる

特定のメールを受信したら、メッセージを表示させてみましょう。
取得後に、ifで条件分岐をかければメッセージ通知の有無も設定できます。

以下のサンプルを使ってみます。

上記のメールを取得してからの処理を記載します

まず、メールが来たかどうかについては該当するメールが1通以上あるかどうかで設定します。

条件アクション欄にあるifをメールメッセージの取得後にドラッグアンドドロップしてください。

画面が変わったら、最初のオペランド欄の｛x｝をクリックしましょう。

さらに画面が変わるので、RetrievedEmailsの＞をクリックすると下に.Countと表示されるのでクリックします。

最初のオペランド欄に％RetrievedEmails.Count％と入力されます。

あとは、次に演算子欄は以上である(>=)を選択し、2番目のオペランドに1を入力して保存します。

これで該当メールが1通以上あれば、メッセージが表示されるようになります。

ifの設定ができたら、ifとEndの間にメッセージボックスアクション欄からメッセージを表示をドラッグアンドドロップします。

画面が変わります。

ひとまずは以下のようにしましょう。

設定が終わったら、フローを実行しましょう。

メッセージが表示されました！

基本のフローは以下になります。

このフローをもとに色々組み立てて、業務を効率化しましょう。

【方法③】添付ファイルを開き、マクロを実行してから保存する

実はPower Automate Desktopには、Excelファイルに仕込んだマクロを起動するアクションがあります。

Power Automate DesktopのExcelアクションは豊富ですが、細かい処理までは自動化できません。

そこで細かい処理はマクロで行い、大まかな処理だけはPower Automate Desktopに自動化させてみましょう。

考えられる処理として、常に同じ内容のExcelファイルが送られてきたら処理を自動実行し自分のデスクトップに保存するというフローです。

以下のメールをもとに実際にやってみましょう。

このメールの添付ファイルにはTestという名前のマクロが仕込んであります。

内容はセルB2に、ほげほげと表示させるだけのシンプルなマクロを作りました。

想定するフローは以下になります。

まずは添付ファイルを保存します。

メール取得時の設定で、メールフィルターにある添付ファイルを保存します欄を添付ファイルを保存しますに切り替えてください。

直下に添付ファイルを次に保存欄が表示されるので、フォルダアイコンをクリックしてデスクトップを指定して保存します。

次にExcelアクションからExcelの起動をドラッグアンドドロップしてください。

以下の画面が表示します。

ひとまず入力欄には以下のように入力します。

次にExcelアクションの詳細をクリックし、Excelマクロの実行をドラッグアンドドロップします。

画面が切り替わったら、マクロ欄にマクロ名を入力してください（Testになります）。

これでファイルに仕込んだTestマクロが起動します。

最後にExcelを閉じるをドラッグアンドドロップしましょう。

画面が変わったら、何もせずにそのまま保存してください。

ここまでできたらフローを起動してみましょう。

下記画像が私のデスクトップ画面になります。

この状態でフローを実行すると、下記のようになります。

ファイルの中もチェックします。

添付ファイルのマクロを起動できました！

ここまでのフローは下記になります。

応用次第で、処理後のファイルを添付してメールを送ることも可能ですよ。

【応用】ループを使って特定の処理を擬似的に自動実行する

当記事のフローは、ループを使えば擬似的な自動実行も可能です。

方法②を使って実際に自動実行させてみましょう。

ループアクションにあるループ条件を一番上にドラッグアンドドロップします。

画面が変わります。

最初のオペランドと2番目のオペランドそれぞれに1を入力して保存してください。

これでループ条件内の処理を常に処理し続けるので、自動実行になります。

ループ条件とEndの間に作成したフローを移動させましょう。

しかし、このままだとフローを起動させている間は常にメールを探し続けるのでGmailのサーバーに負荷がかかります。

そこで次の処理をループさせる前に処理を一時停止させる必要があります。

ループ条件のEndの上に、フローコントロールアクション欄にあるWaitをドラッグアンドドロップしてください。

画面が変わります。

ひとまず1分待ちたいので、60と入力して保存しましょう。

この状態でフローを起動すると、1分待ってから次の処理に進みます。

擬似的に自動実行できました！

今回のフローは下記になります。

まとめ

以上、メール受信をトリガーにして実行できる処理をまとめました。

メッセージの削除から添付ファイルのマクロ起動など3つ処理を解説しました。

どれも自動化できると効率的なので、ぜひご自身の状況にあわせてフローを改善しつつ試してみてください。