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【完全版】Power Automate Desktopでメールを自動化する全方法

  • 特定のメールがきたら何らかの処理を自動実行したい
  • メールがきた際の処理には、どんなものがあるのか?
  • お金をかけずに定期的に実行する方法はあるの?

当記事では、上記の疑問にお答えします。

 

メールを受信したら何らかの自動処理ができたらいいですよね。

たとえば、OutlookやGmailであれば設定でメールを別のフォルダへ移動したり休日には自動返信できたりします。

 

しかし、この記事を読んでいる方は上記以外の処理も考えているのではないでしょうか。

そこで当記事ではPower Automate Desktopを使って特定のメールを受信した際にできる処理を一例としてまとめましたので、ぜひ一度読んでみてください。

 

なお、Power Automate Desktopの利用方法・起動方法は、以下の記事をご覧ください。

 当記事に記載した手順は、すべてPower Automate Desktopの無料版で作成した手順です。

【前提】特定のメールを処理するならメッセージの取得アクションを使う

Power Automate Desktopを使えば特定のメールの受信をトリガーにして、様々な処理を自動化できるようになります。

 

どのメールを処理するかは、メッセージの取得アクションを使用します。

Outlookであれば、Outlookアクション欄にあるOutlookからメールメッセージを取得

Outlook以外であればメールアクション欄にあるメールメッセージの取得からメールを取得できます。

 

自動化できる処理には、

  • 特定のメールがきたら削除
  • 常にフォルダに移動
  • 添付ファイルにマクロを実行する

などがあげられます。

また、ループを使えば上記の処理を擬似的に定期実行もできます。

 

メールの取得方法については、下記の記事をお読みください。

Outlookのメール取得方法はこちら

メール受信をトリガーにしてできる処理まとめ

では、メール受信をトリガーにしてできる処理をいくつかあげてみます。

【方法①】特定のメールを完全削除する

特定のメールを受信したら完全削除できます。

 

OutlookやGmailなら設定でゴミ箱にそのまま捨てられますが、Power Automate Desktopで設定するとゴミ箱にいかずに完全に削除可能です。

つまり、ゴミ箱を空にする手順がなくなります。

 

Outlookであればメールメッセージを取得後、Outlookでメールメッセージを処理の設定で操作をメールメッセージを削除しますを選べば実現できます。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception29

Outlook以外なら、メールメッセージの処理にある全般設定で操作をサーバーからメールメッセージを削除しますにすればOKです。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception30

ただし、完全削除なので間違ったメールを削除してしまうとゴミ箱からも消えます。

Power Automate Desktopでメール削除をする際はゴミ箱にも移動できません。

行う際は取得するメールの設定を誤らないように注意してください。

【方法②】特定のメールを受信したらメッセージを表示させる

特定のメールを受信したら、メッセージを表示させてみましょう。
取得後に、ifで条件分岐をかければメッセージ通知の有無も設定できます。

 

以下のサンプルを使ってみます。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception1

上記のメールを取得してからの処理を記載します

 

まず、メールが来たかどうかについては該当するメールが1通以上あるかどうかで設定します。

条件アクション欄にあるifをメールメッセージの取得後にドラッグアンドドロップしてください。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception2

画面が変わったら、最初のオペランド欄の{x}をクリックしましょう。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception3

さらに画面が変わるので、RetrievedEmailsの>をクリックすると下に.Countと表示されるのでクリックします。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception4

最初のオペランド欄に%RetrievedEmails.Count%と入力されます。

あとは、次に演算子欄は以上である(>=)を選択し、2番目のオペランドに1を入力して保存します。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception5

これで該当メールが1通以上あれば、メッセージが表示されるようになります。

 

ifの設定ができたら、ifとEndの間にメッセージボックスアクション欄からメッセージを表示をドラッグアンドドロップします。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception6

画面が変わります。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception7

ひとまずは以下のようにしましょう。

  • メッセージボックスのタイトル:メールだよ
  • 表示するメッセージ:メールだよ
  • メッセージボックスアイコン:情報
  • メッセージボックを常に手前に表示する:オン

設定が終わったら、フローを実行しましょう。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception8

メッセージが表示されました!

 

基本のフローは以下になります。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception9

このフローをもとに色々組み立てて、業務を効率化しましょう。

【方法③】添付ファイルを開き、マクロを実行してから保存する

実はPower Automate Desktopには、Excelファイルに仕込んだマクロを起動するアクションがあります。

 

Power Automate DesktopのExcelアクションは豊富ですが、細かい処理までは自動化できません。

そこで細かい処理はマクロで行い、大まかな処理だけはPower Automate Desktopに自動化させてみましょう。

 

考えられる処理として、常に同じ内容のExcelファイルが送られてきたら処理を自動実行し自分のデスクトップに保存するというフローです。

以下のメールをもとに実際にやってみましょう。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception10

このメールの添付ファイルにはTestという名前のマクロが仕込んであります。

内容はセルB2に、ほげほげと表示させるだけのシンプルなマクロを作りました。

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想定するフローは以下になります。

  1. 添付ファイルをデスクトップに保存
  2. 添付ファイルを起動させる
  3. マクロを実行する
  4. 閉じる

 

まずは添付ファイルを保存します。

メール取得時の設定で、メールフィルターにある添付ファイルを保存します欄を添付ファイルを保存しますに切り替えてください。

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直下に添付ファイルを次に保存欄が表示されるので、フォルダアイコンをクリックしてデスクトップを指定して保存します。

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次にExcelアクションからExcelの起動をドラッグアンドドロップしてください。

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以下の画面が表示します。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception15

ひとまず入力欄には以下のように入力します。

  • Excelの起動:次のドキュメントを開く
  • ドキュメントパス:デスクトップに保存したときの添付ファイルのフォルダパス
  • インスタンスを表示する:オン

次にExcelアクションの詳細をクリックし、Excelマクロの実行をドラッグアンドドロップします。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception16

画面が切り替わったら、マクロ欄にマクロ名を入力してください(Testになります)。

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これでファイルに仕込んだTestマクロが起動します。

最後にExcelを閉じるをドラッグアンドドロップしましょう。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception18

画面が変わったら、何もせずにそのまま保存してください。

 

ここまでできたらフローを起動してみましょう。

下記画像が私のデスクトップ画面になります。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception19

この状態でフローを実行すると、下記のようになります。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception20

ファイルの中もチェックします。

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添付ファイルのマクロを起動できました!

ここまでのフローは下記になります。

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応用次第で、処理後のファイルを添付してメールを送ることも可能ですよ。

【応用】ループを使って特定の処理を擬似的に自動実行する

当記事のフローは、ループを使えば擬似的な自動実行も可能です。

方法②を使って実際に自動実行させてみましょう。

 

ループアクションにあるループ条件を一番上にドラッグアンドドロップします。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception23

画面が変わります。

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最初のオペランドと2番目のオペランドそれぞれに1を入力して保存してください。

これでループ条件内の処理を常に処理し続けるので、自動実行になります。

 

ループ条件とEndの間に作成したフローを移動させましょう。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception25

 

しかし、このままだとフローを起動させている間は常にメールを探し続けるのでGmailのサーバーに負荷がかかります。

そこで次の処理をループさせる前に処理を一時停止させる必要があります。

ループ条件のEndの上に、フローコントロールアクション欄にあるWaitをドラッグアンドドロップしてください。

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画面が変わります。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception27

ひとまず1分待ちたいので、60と入力して保存しましょう。

この状態でフローを起動すると、1分待ってから次の処理に進みます。

 

擬似的に自動実行できました!

今回のフローは下記になります。

power_automate_desktop_process_triggered_by_email_reception28

まとめ

以上、メール受信をトリガーにして実行できる処理をまとめました。

 

メッセージの削除から添付ファイルのマクロ起動など3つ処理を解説しました。

どれも自動化できると効率的なので、ぜひご自身の状況にあわせてフローを改善しつつ試してみてください。

 
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