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【完全版】Power Automate Desktopでメールを自動化する全方法

  • 受信メールの添付ファイルを自動保存したい
  • 新規にフォルダを作りつつ保存したい
  • もし同じファイル名なら保存しないようにしたい

当記事では、上記の疑問にお答えします。

日頃、いろんなメールが送られてくると忘れてはいけないのが添付ファイルです。

 

ただ、この添付ファイルはダラダラとダウンロードし続けると、

いつ届いたのか?何のファイルだったのか?

が、わからなくなるケースが結構あるのではないでしょうか。

 

そこで当記事では、Power Automate Desktopを使って添付ファイルを決められたフォルダに保存し、そのフォルダすら自動で作成する方法を解説します。

 

この記事を読めば、添付ファイルを探す手間や整理する手間が省けメール作業が効率化するので、ぜひ読んでみてください。

なお、Power Automate Desktopの利用方法・起動方法は、以下の記事をご覧ください。

 当記事に記載した手順は、すべてPower Automate Desktopの無料版で作成した手順です

【方法】添付ファイルを保存する方法

まずは添付ファイルを保存する方法について解説します。

Power Automate Desktopのメール操作にはOutlookとメールと2つのアクションが用意されています。

メールはGmailを使う前提で、それぞれ方法を解説します。

Gmail

まずは、メールアクション欄からメールメッセージを取得するを中央にドラッグアンドドロップします。

power_automate_desktop_saving_email_attachments1

画面が変わったら、IMAPサーバーなどの設定を入力します。

power_automate_desktop_saving_email_attachments2

GmailのIMAPサーバーの設定は、下記の記事でも解説していますのでぜひ読んでみてください。

GmailのIMAPサーバーの設定などメール受信方法はこちら

Thunderbirdなど他のメーラーを使っている場合は、ドキュメントなどを参考に設定してください。

次にメールフィルターの設定にある添付ファイルを保存します欄を添付ファイルを保存しますに切り替えます。

power_automate_desktop_saving_email_attachments3

添付ファイルを次に保存欄が表示されるので、フォルダパスを入力して保存をクリックします。

power_automate_desktop_saving_email_attachments4

具体的にどのメールの添付ファイルを保存するかは他の設定を入力してください。

Outlook

Outlookも要領はほぼ同じです。

Outlookアクション欄にあるOutlookからメールメッセージを取得を中央にドラッグアンドドロップしましょう。

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画面が変わるので、添付ファイル欄を添付ファイルを保存しますに切り替えます。

power_automate_desktop_saving_email_attachments6

添付ファイルを次に保存します欄が表示されるので、フォルダパスを指定してください。

power_automate_desktop_saving_email_attachments7

どのメールを指定するかを他の設定で決めるのはGmailの場合と同じです。

 

上記の通り、添付ファイルの自動保存はカンタンに設定できます。

しかし、添付ファイルが多くなってくると自分で整理しない限り煩雑になりがちです。

 

そこで以降は新規フォルダを作成しつつ保存したり、ファイル名の重複をチェックしたりする方法を応用として解説します。

【応用①】新規フォルダを作成しつつ保存する方法

応用として、新規フォルダを作りつつそのフォルダに保存してみましょう。

 

大まかな流れとしては、下記3ステップになります。

  1. フォルダを作成する
  2. 保存したい添付ファイルがあるメールを特定する
  3. 添付ファイルを作成したフォルダに保存する

 

1つのフローで作るのもいいのですが、今回はフォルダ作成とファイル保存とでフローを分けてみます。

長いフローを分けて書けば、管理が楽になるだけでなく大まかな流れが理解しやすくなります。

【ステップ①】サブフローを作成する

まずは左上のサブフローをクリックしましょう。

power_automate_desktop_saving_email_attachments8

下記画像が表示されるので、新しいサブフローをクリックします。

power_automate_desktop_saving_email_attachments9

さらに画面が切り替わるので、好きなサブフロー名を入力して保存してください。

power_automate_desktop_saving_email_attachments10

するとMainの右隣に入力したサブフロー名のタグができます。

power_automate_desktop_saving_email_attachments11

ちなみに、タグは左側にドラッグすればMainフローよりも左側に置けます。

【ステップ②】フォルダを作成する

サブフローに当日の日付をファイル名にしたフォルダを作成するフローを作ります。

日時アクション欄の現在の日時を取得を中央にドラッグアンドドロップしてください。

power_automate_desktop_saving_email_attachments12

画面が変わったら、取得欄を現在の日付のみにして保存しましょう。

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生成された変数としてCurrentDateTimeができたのを確認します。

実際に取得した日付が下記になります。

power_automate_desktop_saving_email_attachments14

ただこのままだと、時間も入ったままフォルダ名が作成されてしまうので少し加工しましょう。

テキストアクション欄にあるdatetimeをテキストに変換をドラッグアッドドロップしてください。

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画面が変わります。

power_automate_desktop_saving_email_attachments16

通常は使用する形式欄が標準で、標準形式も短い日付形式となっています。

もし、編集したい場合は使用する形式欄をカスタムに切り替えてください。

今回はフォルダ名を20230312にしたいので、カスタム形式欄にはyyyyMMddと入力します。

power_automate_desktop_saving_email_attachments17

月だけ大文字で入力する点に注意しましょう。

生成された変数としてFormattedDateTimeが設定されたのを確認します。

 

最後にフォルダーアクション欄にあるフォルダーの作成を中央にドラッグアンドドロップします。

power_automate_desktop_saving_email_attachments18

新しいフォルダーを次の場所に作成欄に保存したいフォルダパスを入力します(今回はデスクトップにしています)。

新しいフォルダー名には、FormattedDateTimeを入力してください。

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生成された変数としてNewFolderができたのを確認して保存します。

ここまでを作成すると、フローは以下画像のようになります。

power_automate_desktop_saving_email_attachments35

【ステップ③】作成したフォルダに添付ファイルを保存する

ここまでできたらあとはカンタンです。

Mainフローに戻ったら、フローコントロールアクション欄にあるサブフローの実行を中央にドラッグアンドドロップしましょう。

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画面が変わったら、サブフローの実行欄に作成したサブフローをプルダウンから選択します(先ほど作ったサブフロー名をFolderMakeに変更しています)。

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次にメールアクション欄にあるメールメッセージの取得をサブフローを実行よりも下にドラッグアンドドロップします。

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画面が変わるので、IMAPサーバーの設定後メールフィルターにある添付ファイルを保存します欄を添付ファイルを保存しますに変更してください。

power_automate_desktop_saving_email_attachments23

表示された添付ファイルを次に保存欄に変数NewFolderを入力します。

power_automate_desktop_saving_email_attachments24

これで添付ファイルを作成したフォルダに保存できるようになりました。

 

実際に実行してみましょう。

下記のようなメールが送られたとします。

power_automate_desktop_saving_email_attachments25

フローを実行すると、デスクトップに下記フォルダが作成されました。

power_automate_desktop_saving_email_attachments26

フォルダを見るとファイルがあります。

power_automate_desktop_saving_email_attachments27

添付ファイルを保存できました!

 【応用②】ファイル名の重複をチェックしながら保存する方法

上記のフローだと、もし同じファイル名があった場合、◯◯ (2)とファイル名が変更されて保存されてしまいます。

power_automate_desktop_saving_email_attachments28

そこで同じファイルであれば削除するように、フローを少し追加してみましょう。

 

フォルダーアクションにあるフォルダー内のファイルを取得を中央にドラッグアンドドロップします。

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画面が変わります。

power_automate_desktop_saving_email_attachments30

以下のように入力してください。

  • フォルダー:%NewFolder%
  • ファイルフィルター:*(2)*

同じファイル名であれば◯◯(2)と保存されるので、(2)に該当するファイル名を取得するようにしています。

変数にFilesが設定されました。

 

最後にファイルアクションからファイルの削除をドラッグアンドドロップします。

power_automate_desktop_saving_email_attachments31

画面が切り替わったら、さきほどの変数Filesを設定して保存してください。

power_automate_desktop_saving_email_attachments32

ここまでのフローは以下のようになります。

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実行してみましょう。

同じ添付ファイルがついた、テストメールを2つ用意しました。

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終わったら、フォルダを見てみます。

power_automate_desktop_saving_email_attachments34

重複ファイルが削除されました!

 まとめ

以上、受信メールの添付ファイルを自動的に保存する方法について解説しました。

GmailとOutlookとで添付ファイルを取得し保存するのは簡単にできるようになっています。

ただ、1つのフォルダに保存し続けると管理がしづらいため、応用として、新規フォルダを作成しながら保存する方法やファイル名の重複をチェックしながら保存する方法についても解説しました。

一度設定してしまえば、添付ファイルの整理が楽になるのでぜひ試してみてください。

 
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