シンプル・スマートな画面録画ソフト EaseUS RecExperts

  • 毎日同じ相手に同じ内容をコピペで送り続けるのが面倒!
  • このリスト先にメールを送らなきゃいけないんだけど、時間がない!
  • Power Automate DesktopでGmailを自動化したい
  • Power Automate DesktopとGmailの連携方法をわかりやすく教えてほしい

この記事では、以上の疑問にお答えします。

 

仕事において意外と面倒なのがメールです。

たとえば、日報メールや定期連絡などがあたります。

全く同じ内容であれば、前のメールをコピペして送ればいいと思いがちですが、コピペをミスって変なメールを送って気まずい思いをすることもあるでしょう。

そんなメール作業を自動化できたらいいですよね。

 

そこで当記事では、Power Automate Desktopを使ってGmailを自動送信する方法を解説いたします。

また応用として、Excelファイルを使ってメールを一斉送信する方法も解説します。

画像付きで、順を追って解説いたしますので、ぜひ一度読んでみてください。

 

Power Automate Desktopの利用方法・起動方法は、以下の記事をご覧ください。

【前提】Power Automate DesktopとGmailは連携可能です

Power Automate Desktopを使えば、様々なアプリケーションと連携して業務を自動化できます。

今回、解説するGmailも例外ではありません。

Gmailと連携してできる自動化の例は下記になります。

  • 決められた宛先や内容のメールを自動送信する
  • 受信したメールの添付ファイルを自動で特定フォルダに保存する
  • 受信メールをExcelにリスト化する

アイディア次第でいろいろ自動化できるので、可能性は無限大といえるでしょう。

【準備】Gmailのアプリパスワードを取得する

Gmailを自動送信する際の前準備として、アプリパスワードの取得手順を解説します。

Googleにログイン後、右上のアイコンをクリックしGoogleアカウントを管理をクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send1

画面が変わるので、セキュリティをクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send2

2段階認証プロセスをクリックしてください。

power_automate_desktop_gmail_auto_send3

使ってみるをクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send4

SMSメッセージによる本人確認後、有効をクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send5

セキュリティの画面に戻り、アプリパスワードをクリックしましょう。

power_automate_desktop_gmail_auto_send6

アプリ欄はメールにし、デバイス欄はWindowsパソコンを選択して生成をクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send7

画面が変わり、アプリパスワードが表示されます。

power_automate_desktop_gmail_auto_send8

この画面を閉じると、再度表示することはできないのでスクリーンショットを撮るなどして保存しましょう。

【方法】Power Automate Desktopを使ってGmailを送信する

では、実際にPower Automate Desktopを使ってGmailを送信してみましょう。

手順は下記3ステップです。

  • SMTPサーバーなどの設定をする
  • ToやCcなどの設定をする
  • メールを送信する

各ステップについて詳しく解説いたします。

【手順①】SMTPサーバーなどの設定をする

まずは新しいフローを作成しましょう。

Power Automate Desktopを起動後、左上の新しいフローをクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send33

右上のフロー名を入力します。

power_automate_desktop_gmail_auto_send34

入力後、右下の作成をクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send35

作成後、アクション欄からメールの送信を中央にドラッグアンドドロップしてください。

power_automate_desktop_gmail_auto_send9

下記画像が表示されます。

power_automate_desktop_gmail_auto_send10

以下のように入力してください。

ユーザー名とパスワードはSMTPサーバーには認証が必要をオンにすると表示されます。

  • SMTPサーバー:smtp.gmail.com
  • サーバーポート:465
  • SSLを有効にする:オン
  • SMTPサーバーには認証が必要:オン
  • ユーザー名:使用するメールアドレス
  • パスワード:【前提】で取得したアプリパスワード

もし忘れてしまったら、Gmailのヘルプにも記載があります。

【手順②】ToやCcなどの設定をする

全般をクリックすると、ToやCcなどが設定できます。

power_automate_desktop_gmail_auto_send11

今回はサンプルのため、Toを自分のメールアドレスに設定し、件名や本文は好きなように設定してください。

power_automate_desktop_gmail_auto_send12

必要項目を入力したら、右下の保存をクリックして画面を閉じてください。

power_automate_desktop_gmail_auto_send13

【手順③】メールを送信する

ここまで入力したら、左上の実行ボタンをクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send14

Gmailを開いてみましょう。

power_automate_desktop_gmail_auto_send15

Gmailを送信できました!

【応用】Excelを使ってGmailで一斉送信する

ここまで、自動送信の基本的な方法を解説しました。

では、今度はExcelを使ってリストごとに一斉送信する方法を解説します。

下記Excelで作成した連絡先リストを使って解説します。

power_automate_desktop_gmail_auto_send16

テストする際は自分のメールアドレスとエイリアスを使って実行環境をつくるといいと思います。

もちろん、別でアカウントを作成するのもOKです。

エイリアスとは

メールアドレスの@より手前に+○○とつけて、別のメールアドレスを作成する設定。
送信されたメールは元のメールアドレスに受信されるので一元管理できるのがメリット。

【手順①】Excelデータを読み込む

まずはExcelデータを読み込みましょう。

Excelデータ取り込みの具体的な方法については、下記の記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。

 

上記の記事を参考にデータを読み込んだら、右側のフロー変数にあるExcelDataをダブルクリックします。

power_automate_desktop_gmail_auto_send26

下記画像のように、データが表示されていればOKです。

power_automate_desktop_gmail_auto_send27

 

【手順②】For eachアクションを加える

読み込んだデータをもとにメールを一斉送信しましょう。

読み込んだデータを使って繰り返し処理をするには、ループアクションのFor eachを使います。

ループアクションからFor eachを一番下にドラッグアンドドロップしてください。

power_automate_desktop_gmail_auto_send28

下記画像が表示されます。

power_automate_desktop_gmail_auto_send29

反復処理を行う値の{x}のアイコンをクリックして、ExcelDataをダブルクリックしてください。

反復処理を行う変数としてCurrentItemが設定されたのを確認して、保存します。

【手順③】メールを一斉送信する

いよいよ、メールを一斉送信します。

For eachとEndの間にメールアクションのメールの送信をドラッグアンドドロップしてください。

power_automate_desktop_gmail_auto_send30

SMTPサーバーの設定は、先ほどと同じように設定します。

全般設定は、以下のように入力しましょう。

  • 送信元:自分のメールアドレス
  • 送信先:%CurrentItem['メールアドレス']%
  • 本文:%CurrentItem['氏名']%さんテストです。
  • 件名と送信者の表示名は任意です。

まず送信先には、リストのメールアドレスを指定しなければいけません。

For eachアクションで設定した変数のCurrentItemから任意の値を取り出すには、下記のように入力します。

 

%CurrentItem['取り込んだデータの見出し']%

送信先にはメールアドレスを入れたいので、見出しはメールアドレスにしました。

これでリスト内全てのメールアドレスを取り出せます。

本文にはメールアドレスにひもづいた氏名を入れたいので、%CurrentItem['氏名']%さんと入力しました。

上記のように入力すれば、データ内の氏名に置き換わります。

入力後の状態が下記画像のようになったのを確認して保存します。

power_automate_desktop_gmail_auto_send31

では実行ボタンを押して、送信してみましょう。

下記のようにメールが3つきていればOKです。

power_automate_desktop_gmail_auto_send32

メールを一斉送信できました!!

まとめ:Power Automate Desktopを使えばGmailも自動化できる

以上、Power Automate Desktopを使ったGmailの自動送信について解説しました。

 

Gmailの自動送信は思ったよりもカンタンにできます。

事前にアプリパスワードを入力し決められたSMTPサーバーの設定を入力すれば、あとはToや本文などの設定をすればできます。

またExcel を使う際もデータの取り込みや取り出し方を覚えてしまえば、一斉送信もカンタンにできます。

 

ただし、メールの誤送信だけは気をつけてください(筆者も経験済みです……)。

とはいえ、メール作業を自動化できるとかなり仕事が楽になります。

ぜひやってみてください。