Excelの話題なんですが、ちょっと普段のTipsと違ってこんな話題。 Excel作業が速い人は、ほぼイコールで「Excel単体でどれだけ作業が自動化できるか」を知っている人だと思うんですよ。
目次
Excelの関数や機能を知らない人と知っている人の違い
Excelというものはかなり多機能で、僕自信も10年近く使っているけどもまだまだ知らないことだらけです。 それだけ、やれることは多岐に渡ります。
具体的には関数や、Excel自体の機能、条件付き書式、マクロや表示形式の設定などのことですが、これを知っているか知らないかで、作業効率というものはかなり変わってきます。
極端な例を挙げてみます。 数百件あるデータの修正を、毎月数時間かけて手作業で行っていた人が居ました。 しかし、その操作はとある関数を使えば1分で自動で行える作業だった。 …ということもあり得るというわけです。 実は見に覚えがあったりしません？
そういった人は総じて自動化・短縮化できることを知らない、更に言えばそもそも自動化・短縮化という思考にたどり着いていないという場合が多いのです。
場合によっては前任者が使っていたExcelファイルをそのまま引き継いで使ってはいるけど、どういった計算式で使われているのかを理解していないパターンもありますね。 そういった場合、間違えて上書きをしてしまったりすると困ったことになって余計に時間がかかったりということも、ありえます。
自動化・短縮化のメリット
Excel手作業が自動化されると「作業時間が短縮される」ということは大きなメリットですが、自動化することのメリットはもうふたつあります。
- 作業ミスを防げる
- 自分自身の作業負荷を下げる
どちらも手動にすることで余計な手間をかけることなくExcel作業を行えるので、メリットだらけです。 自動化じゃないにしても、作業時間を短縮できることはどんどん短縮していくべきなのですよね。 僕は面倒くさがりなので、自動化・短縮化が大好きなんですよ。
めんどくさい作業はまず自動化できるかどうかを調べるべき
そんなわけで、とりあえず「これめんどくさいな…」と思ったら作業に入る前にすぐ検索してみて、対応方法がないかどうかを調べましょう。
Excelを使っている人は日本中、世界中にいるわけなので、そうした小さなアイデアやTipsは腐るほどネット上に転がってます。 もちろん、TipstourでもExcel Tipsは沢山投稿してますからね！
こうした対応方法を調べれば、めんどくさい作業というものは結構消化できちゃうものですよ。 ということで、先ずは検索してみましょう。 場合によってはしっくりくる方法がなかったり、自動化するのも面倒な場合があったりするけれど。
小さな自動化・短縮化からコツコツと
もちろん、山ほどあるExcel Tipsを全部覚える必要はまったくありませんからね。
自分のお仕事の中で、これができれば楽なのに…という問題に大して、簡単に行えるTipsだけを覚えれば十分だと思います。
まとめ
というわけで、これからもExcelのTips系記事は続けて投稿していこうと思っていますよ。 お仕事上、色んな人のExcel資料を見てきましたが、やっぱりできる人はExcelを使いこなしている人が多いですね。 でもって、見た目もｼｭｯとしていて綺麗なんですよ。
僕は「仕事が」できる人間じゃないのでコレ以上偉そうなことは言えないけども、Excelの作業効率はかなり重視しているつもりです。
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