はい、どうもこんにちわ!

Excelで、特定の列で繰り返し使うことになる単語やキーワードってありますよね。

例えば、動物の種類を示す列であれば「イヌ」「ネコ」「クマ」…といった具合ににですね。

 

こうした単語を何度も入力するのは、正直言って手間ですよね。

実はExcelには「オートコンプリート機能」というものがあます。

Excelでは列ごとに入力された内容を記録しているため、2度めの入力からはショートカットキーを使うだけで簡単に入力可能…という便利な機能。

もちろんMac版のExcelでもこの機能が使えますよ。

今回は、その方法についてまとめます!

 
この記事は、Excel 2016 for Macの画面を元にご説明しています!

「オートコンプリート機能」を使う方法

まずは、このような図を用意しました。

単純に、動物の種類を表した「カテゴリ」列です。

 

実は、この図の状態ですでに「この列にどのようなデータが含まれているか」がExcelの中では記録されています。

この図であれば、以下の通りの単語で構成されている列であると認識されています。

  • イヌ
  • ネコ
  • ネズミ
  • クマ
  • トリ

 

オートコンプリート機能は、記録されているこれらの単語の一覧をメニュー表示してくれるという機能なのです。

百聞は一見にしかず、実際にやってみましょう!

ということで、先ほどの図の空白セルの一番上を選択します。 (この図だと、C8のセル)

 

続いて、下記のショートカットキーを押します。

Alt(Option) + ↓

 

すると、このような表示が出てきたはず!

 

上記は、プルダウンメニューのように先ほどお話した「単語の一覧」が表示されている状態です。

ここに表示されている一覧は、重複した単語はありません。

イヌならイヌがひとつだけ、ネコならネコがひとつだけ、このメニュー内に表示されているという仕組みですね。

そのため、何度も使われる単語、つまりカテゴリなどのデータを繰り返し入力する際にもっとも便利な機能なのです。

 

試しに「トリ」をクリックしてみると…

 

このように、選択していたC8セルに「トリ」が自動入力されました!

「オートコンプリート機能」は面倒・複雑単語の入力にこそ威力を発揮する!

今回は「イヌ」「ネコ」というような単純な単語なので、この機能がそれほど特別に便利には見えないかもしれませんね。

しかし、これがコード番号などのややこしい文字列や、複雑な単語だった場合はどうでしょう?

 

ややこしい文字列を毎回手動で入力するのはとても面倒ですよね。

入力が面倒である上に、入力間違いによる人的ミスも考えられます。

入力頻度が多ければ多いほど、可能であれば手動での入力は避けたいものです。

 

そうした場面こそ、オートコンプリート機能は威力を発揮してくれます。

入力を履歴から選択していくことで、入力間違いという人的ミスを防ぐことも出来るし、そのうえ入力時間も短縮できる!

これこそが、この機能を使う最大のメリットです。

「オートコンプリート機能」はキーボード操作だけで可能!

上記がオートコンプリート機能の使い方ですが、時短テクニックとしてこの機能を使うのであれば、もうひとつ覚えておきたい操作があります。

それは「Alt+↓」を入力した後にそのまま「↓」を押すこと。

この操作をすると、表示したメニューを上から下に、キーボードで選択していくことが可能です。

 

この一連の操作では、キーボードだけでメニュー内の単語の選択まで出来ることが最大のメリットです。

わざわざマウスやトラックパッドに手を伸ばさずとも、キーボードだけの操作で一発入力できるようになりますので、その分の小さな手間が省け、作業効率がアップします。

 

 
ちなみに、これら一連の機能はWindows版のExcelでも同様に使えます。

今回はMac版Excelでの紹介ですが、Windows版Excelを使う機会もある方は、同じく活用してみてください。

 

以上、ご参考までに。

それでは!