しまった…たたみきれない！
…はい。 はいこんにちわ。 来年ワーホリでニュージーランドに行くために8月末で仕事を辞める予定のやまぶきです。
Evernoteをかれこれ５年近く使い続けているわけなのですが、最近どうにもあまり有効活用できてません。 というのも、ただ単に情報を取り込むだけでノートブックの整理があまり行き届いていない。
使い始めた当時に、色々と考えてスタックやノートブックの構成をきれいに決めていたのだけど、ちゃんと有効活用されていないノートブックが多数現れるようになってきてしまいました。 使っていないノートブックが多いので、視覚的にも整然としていなくて、使いづらくなってしまってます。 つまり、たたみきれない状態です。
これはそろそろ、手を加えないとな！ ということで、Evernoteのノートブック整理法についてのお話です。
目次
現状
僕のEvernoteアカウントのスタック構成はこんな感じです。 このそれぞれの中にノートブックがあり、更にノートが保存されている、という構成です。
数値にすると、スタック数：17 ノートブック数：139 ノート数：30654という感じ。 ただし、このスタックのほぼ半分以上は、あまり使われないか、メンテナンスされてないものになってしまっています。
このスタックやノートブックが多すぎるために、保存したいノートや情報をどこに保存するべきか？ それを考え、選択するのにワンクッション発生してしまっています。 これが面倒で、だんだん適当に保存されていくようになってしまっているのですね…。
ノートブックとは
ノートブックとは、Evernoteのデータの最小単位「ノート」をまとめたフォルダーのようなもの、と考えて貰えばイメージしやすいでしょう。 ネーミング的には、ノート１枚１枚をひとまとめにしてノートブック、という形なのでしょう。
ノートがファイルで、その複数ファイルをまとめてフォルダーに保存する、というイメージです。
スタックとは
そしてスタックとは、更にそのノートブックをまとめてフォルダ分けしたものです。 ファイルやフォルダの喩えでいうと、更に上位のCドライブやDドライブのようなものと考えればわかりやすいでしょうか？
スタックとノートブックの整理方法
スタックとノートブックの使い方はいくつかありますが、僕の場合はスタックをカテゴリ(大項目)、ノートブックをサブカテゴリ(中項目)という捉え方で整理しています。
この図のように、「*** カテゴリ名」というスタックを作り、その中に「***-01 ノートブック名」と通し番号でノートブックを作っていきます。 この通し番号をつけることで、Evernoteで自動的に並び替えされ、視覚的に非常にわかりやすく管理できるようになります。
この方法はかなり便利ですよ。 オススメの整理方法です。
分析１．グチャグチャになった原因を分析しよう
さて、この整理方法を使っているにもかかわらずなぜ、ノートブックがグチャグチャになってしまったのか？
- スタック、ノートブックが多くなりすぎた
- 使われていないスタック、ノートブックが多数ある
- 利用状況と現状の構成が一致してないため、雑然感がある
- 雑然なためにデータを整理できずにとりあえず放り込むだけとなってしまっている
こんな感じでしょうか。 簡単に言ってしまうと「昔作ったフォーマットからメンテナンスしてない」ということですね。 使用状況に合わせて変更していかないと、使いづらくなるのは当たり前ですからね。 こういうの、お仕事でもよく起き得る状況ですね・・・。
分析２．Evernoteの特性を考える
じゃあこの雑然となったスタックとノートブックの構成をどうするか。 Evernoteの特性、メリットとデメリットを考えてどういう形に持っていくかを考えてみます。
Evernoteは「ノート」という単位で情報を管理するクラウドサービスです。 Evernoteは構造上、ファイルストレージとして使うのにはあまり向いていないです。
たとえばDropboxのような他のクラウドストレージだとWindowsのエクスプローラやMacのファインダーのように、通常のファイルと同じようにクラウド上のファイルを編集、同期できます。
それに対してEvernoteでは基本的に「ノートに添付されたファイル」という扱いになるため、エクスプローラやファインダーでの取り扱いができません。 ファイルを更新するのも、ノートにファイルを添付し直す、という操作が必要になるわけです。
僕の場合はDropboxと、Office 365を導入したのでOneDriveが容量無制限に利用できます。 ストレージとしては、こっちに格納していく方向とした方がベターそうです。
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Evernoteの場合は「ノートにファイルが紐づく」という考え方で情報を管理するのには向いているものの、実際にファイルストレージとして使うには不向きすぎる、という現実があるわけですね。
(Evernoteは月の転送量の上限があるものの、ストレージとしては無尽蔵ともいえます。 が、1ノートの添付ファイルのサイズ上限があるので、やはりファイルストレージには向いていない。)
方針１．ストレージ用途のノートブックは全部いらない
上記を踏まえて現在のスタックやノートブックを眺めてみると、ファイルのストレージとして使おうとした痕跡が多数見受けられました。
たとえば「001 Files」「003 Office」「009 Pictures」なんかはまさしくそれで、クラウドでファイルを保存してどこからでもアクセスできるようにしたいという理由でスタックやノートブックを作ったはいいものの、Evernoteの特性上ファイルの扱いが大変なために放置されてしまってます。
そういえば、Evernote利用開始した頃(2010年頃)の時期は、今よりもクラウドストレージの選択肢が少なかったということもあってEvernote上でファイルを管理する方針で考えていたりしたのでした…。 結局それが頓挫したのが、今のゴチャゴチャの原因なのだろうなあ…。
削除します
ファイルストレージとしては、僕自身は既にDropboxやOneDrive上で十分利用できているので、Evernote上でこのノートブックは不要だと判断しました。 すべて削除します。
（過去に蓄積された情報まで削除する必要はさすがに無いので、ノート自体はアーカイブとして残しておきますが。）
方針２．ToDo管理もEvernoteでは行わない
スタック「002 ToDo」も、かつてEvernoteでToDo管理をしようとした際の残骸です。
EvernoteでToDo管理というのも、色々と試してみたのだけど、タスク管理のサービスとしては更に上回る利便性を誇るTodoistで統一をしてしまいました。 Evernoteではタスクが完了した後に完了フラグを立てて消すという操作を、半分手動でやらないといけないために、どうしても利便性は専用のサービスには劣っています。
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ということで、このスタックも削除する方針で。
方針３．必要なのは大きく分けてメモ・文章・Webクリップ
最終的に必要なスタック、ノートブックはメモ・文章・Webクリップの３つに大全されました。
Evernoteの特性上、情報を貯めこんでいくことには非常に適しているので、どんどん蓄積していくメモや文章を管理していくという方向性でEvernoteを有効活用すべきだという「原点に立ち返った」わけですね。
スタックの変更後
最終的に、スタックを整理してこの構成に変更しました。 スタックには実際にEvernoteで使っているノートブックのみを格納しています。
Twitterのお気に入り情報など、自動連携で保存されるようになっているものはそのまま残すことにしました。 定期的に蓄積されているデータは継続すべきであるので、こういったものはそのままにしておきます。
まとめ 結局は自分の管理できるレベルで構成を組むべきだった
- スタックとノートブックが多くなりすぎると雑然とする
- ファイルストレージとしてはEvernoteは使いづらい
- 実質使っていないノートブックは、削除する
- ただし、ノート自体は削除しない方が良い データは蓄積させておくべき
結局のところ、自分が管理できるレベルでノートブックの構成を作っていくのが重要なのだな、という結論に達しました。 自分が作ったもののはずなのに、何らかの理由で使わないまま放置されていくものが出てきてしまうのは、世の常ですね。
こういった構成の見直しは定期的に行えると本当はいいのだけど、まあそこまで頻繁にはいらないかな。 むしろ頻繁に行わないように、構成を練っておくことが重要じゃないかなと。
それでは！
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