タスクに押し潰されないようにする秘訣は「マストなタスク」と「マストではないタスク」を別々のWebサービスで管理すること


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忙しい時こそ、こういうのをちゃんと考えないといけないですね。 最近も相変わらず本業の方もプライベートもどんどん追加されるタスクの多さでてんてこまいな日々ですが、タスクを日々消化していると「マストなタスク」と「マストではないタスク」のふたつがあることがわかってきます。

まあ要するに重要なタスクとそれほど重要じゃないタスクということですが、このふたつのタスク管理、実は別々のWebサービスで管理をする方が都合がいいこともわかってきました。 それぞれのタスクの特性を考えて、適したWebサービスで管理する方が得策というわけです。

 

ということで、僕が実践してる管理方法をご紹介します。 ご参考になれば。

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秘訣:マストなタスク / マストではないタスクをWebサービスごとに振り分ける

ここでは「マストなタスク」とは、必ずこなさなければいけない、重要度の高い必須タスクのことを指します。

逆に「マストではないタスク」というのは、自分がやりたいと思っているプライベートなことや、いつかはやらないといけないけどいつやってもいいような作業など、相対的に重要度が低いタスクのことです。

実際にはこのふたつのタスクがごちゃ混ぜになって自分の手元に舞い込んでくるわけですが、このごちゃ混ぜになっているタスクをそれぞれ「マストなタスク」「マストではないタスク」のふたつにざっくり分類してします。 そして、これをそれぞれ別のWebサービスで管理しましょう。

マストなタスクの管理法

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僕の場合、Google Calendarにイベントとして載せているタスクは必ずやるタスク、つまり「マストなタスク」として登録しています。

マストなタスクというのはどうしても仕事上のタスクが多くなる傾向にあるので、日中のほとんどを占める仕事の時間帯に登録しているイベントは、そのままイコールでマストなタスクといえます。

僕はGoogle Calendar上に登録しているイベントが、マストなタスクとして日々チェックできるような環境づくりをしています。 カレンダー帳というのは基本的に毎日見るものなので、朝にカレンダー帳を見れば今日のマストなタスクが一目瞭然というわけです。

カレンダーは有限、だからこそ良い。

Google Calendar上に登録できるイベントの数は、実際のカレンダー上の時間となるのでどうしても限りが出てきます。 でも、だからこそ良いのです。

実際、自分の時間というものは有限であることはみなさん当然理解してると思います。 平均的な勤労時間は1週間で40時間ほどですね。 つまり、タスクを入れられる余地、登録できるタスクは40時間分しかない。 しかし当然、自分が動ける時間も40時間しかない、ということ。 (この場合、残業の話は置いておきましょう!)

登録できるタスクに限りがある以上、本当に必要なタスクだけがここに登録されるということになるわけです。 無尽蔵にタスクを登録できるとなると、そのマストさの取捨選択ができなくなってしまい、タスクに押しつぶされることになるからです。

スケジューラに登録するもう一つの利点

マストなタスクとして登録すると同時に、スケジューリングもできるというのも利点ですね。 Google Calendarに登録する時点で、いつやらないといけないというのも登録されるわけなので、一石二鳥とも言えるでしょう。

もちろん、その分ちゃんとタスクはこなさないといけないといけないのですけどね。 つまりあまり詰め込み過ぎると、タスクが消化できないということになります。 その辺のバランスは結構重要です。

マストではないタスクの管理法

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半面、「マストではないタスク」はTodoistに登録しています。

TodoistはWebやスマートフォンから確認できるToDo管理サービスですが、Google Calendarと違って数多くのタスクが登録できます。

無料アカウントだと最大12000タスク、有料アカウントだと40000タスクです。 これは一度に登録できる上限なので、順調にToDoを完了していけばこの上限にひっかかることはありません。 なので、実際はほぼ無尽蔵と考えていいかと。

実質無限にタスクが登録できるので、ここには「マストではないタスク」を登録します。 とりあえず思いついたことから、どんどん思いつくままに登録をしていくのがベストです。

タスクの追加もタスクを一覧で確認するのも、PC, Mac, Chrome, iPhone, iPad, Android等のマルチプラットフォームですべてのデバイスから可能です。 なので移動中に「そういえばアレ、やらないとなあ。 いつでもいいんだけど。」というタスクを思い出したらすぐさまタスク追加する、ということができます。

こういった頭の中にふと浮かんだタスクは、忘れないうちに追加してあげることが重要です。 それを考えるたら、マルチプラットフォームにしっかり対応しているWebサービスが強いです。

マストなタスクの管理はやはりスケジュール帳が勝る

Todoistにも任意の時間に近づいたら通知してくれるリマインド機能があるので、マストなタスクを登録して管理をするのものいいのだけど、そもそもがスケジュール帳であるGoogle Calendarと比べると、やはり重要なタスクの管理というところでは少し負ける部分があります。

使い方の問題ともいえるけど、やはりマストなタスクはスケジュール帳に入れる、というのが一番良い解決法だと思いますね。

実際、一時期はEvernoteでのタスク管理も試してみたりしたのですが、やはりサービスとしての用途が違うためか、あまり有効には使えませんでした。 個人的にはEvernoteでのスケジュール管理は、オススメできないと思ってます。

まとめ

  • タスクには「マストなタスク」「マストではないタスク」の二つに大分できる
  • マストなタスクは、Google Calendarを使ってスケジューリングしながら管理
  • マストではないタスクはTodoistにとりあえず放り込んで、可能な時に処理していく

どうしょうか。 これの分別の仕方、すごく合理的なアイデアだと思ってます。 自画自賛したいぐらい気に入ってます。 みなさんも是非どうぞ。

職場に着くと、まず僕がはじめるのはブラウザのChromeを立ち上げて、Google CalendarとTodoistを開くことです。 こうすることで、マストなタスク/マストでないタスクを確認して「よし、作業するぞ」というスタートを切れるようになります。

これはいわば仕事を開始するためのスイッチ、儀式のようなものなのかもしれないですね。

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