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mailwrite_2014-0808-072936

(Photo by Éole Wind)

お仕事をしてる上では切っても切れないメールのやりとり。 これって思いのほか時間かかりますよね。 「あー、あの人にメール出さないといけないんだった、でもこの資料も作らなきゃ…」なんて状況もよくあります。

忙しくなきゃいくらでもメールぐらいゆっくり返信できるのに、とか考えたりもするけれど、結局どうしても忙しさは解消されないので、メールを送る手間をどんどん短くして楽にするしかないですね。

ということで、僕が実践し始めたプチ仕事術です。

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「後回しにする」というToDoを設定すること自体が無駄

2,3分で描けるような返信メールを「今は別の作業しているから後で描こう」というのをまずやめましょう。

確かに、いつでも書けるメールはいつでも書けるんですが、そのメールを書くというToDoが発生します。 そのToDoを自分の中のやることリストに追加するぐらいなら、その場でメールを返信してしまってToDo設定する手間自体を省きましょう。 自分の中のやることリストには、細かい些事は追加をしない方が気持ち的にも楽になりますからね。

メールの内容は簡素でもいい

3分で返信できるような簡単な了解の意図を伝えるだけのメールであれば、メールの内容に気を配る必要はありません。 「○○さん 了解しました。」ぐらいの内容でいいでしょう。

僕の場合、どうしてもメール本文を色々と描いてしまうクセがありました。 どうでもいいような言い回しのチェックに気と時間を取られて、内容的には数十秒で書けるような「了解」のメールに、2,3分かかったりなんてのもよくありました。

これ、無駄ですよねー! こういうのを仮に年間1000通描いていたとしたら、それだけで3000分。 年間50時間。 なんと年間6.25人日にもなるんですね…。 数値化してみると、これだけの時間がかかってるんだなと愕然とする。

全部が全部簡素すぎても問題かも?

ただ、お客さんに出すメールも簡素な感じにするかは、また些事加減次第ですよね。 ごめんなさいのメールを「申し訳ありませんでした。 以上」だけで返していいのかっていうこともありますし。笑

とりあえず、社内のメールのやりとりに関しては、簡素なメールでもいいでしょう。 目上の人には丁寧に書いてもいいでしょうが、それを気にして年間50時間も費やすぐらいなら徐々に簡素化していって「こいつのメールは簡素だな」ぐらいに思われるようにした方がトータルで見て楽になりそうです。

まとめ

ということで、まとめます。

  • メールを描くことを「後回しに設定する」ための時間が無駄
  • 社内のメールであれば描き方は簡素でいい

そういえば以前に一緒にお仕事した人に、すごいメールが簡素な人が居ました。 ホントに「了解です。」ぐらいのメールをポイッと数分で返事をくれるんですよね。 
今思うと、それも仕事術のひとつなんだなって、感じますね。 要点は得てるし、返信も早い。 いい事尽くめですね。