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excel06

申請書とか書くのダルいですよね! 近年どんどん、何か仕事をやろうとするたびにやれ申請だ、やれ承認だのなんだので決められたフォーマットに入力する仕事が増えてる気がします。

ひとつやふたつなら大した手間じゃないんでしょうが、どんどん増えてくるとこれが非常に面倒くさい。 少しの手間が積り積もって、他の仕事を圧迫してきたりするものです。 うーんダルい。

ということで、同じフォーマットのExcel書類をたくさん入力しないといけないときに使えるExcelの小技です。 お試しあれ。

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同じ文言を入力する場合は複数シート選択で一括入力

Excelの機能で複数シートを選択している際にセルへと入力や削除、コピー、貼り付けなどの操作をすると、選択しているすべてのシートの同じセルに、同様の操作が反映されます。

同一フォーマットでつくられている複数シートのExcelを編集する場合は、この機能を利用します。

たとえば、だいぶざっくりですがこんな感じの申請書があるとします。
2014-0919-161150

基本的にこういった申請書のフォーマットはどのシートも同じという前提ですが、氏名欄はC2のセルに位置している場合、複数シートの同時選択で一括入力することが出来ます。

こんな感じで複数選択。 Ctrlを押しながら、シートをクリックしていくと複数選択されていきます。
2014-0919-161237

複数選択した状態で、氏名欄に文字を入力することで、選択したシートすべてに同じ内容を一括で記入するということができます。 今回の例だと、C2に「山田太郎」と入力すると、選択しているすべてのシートのC2に「山田太郎」が入力されるということになる、というわけです。
2014-0919-161249

シートの枚数が多ければ多いほど、この方法は有効ですね。 申請書のようなフォーマットに限らず、複数シートで同じフォーマットを使っているようなもの…たとえば、見積書だったりパラメータシートだったり…いろんなものに使えるテクニックだと思います。

注意

シートを複数選択してセル入力の操作をし終わったら、忘れずに複数選択を解除しておきましょう。 どれかのシートをCtrlを押さずに単独でクリックするだけで解除できます。

シート複数選択をしたまま、セルに情報を書き込んだり編集したりすると、当然ながら全シートの同一セルが編集対象になるので、記入した内容が別のシートの内容で上書きされて消えてしまうからです。

複数選択されている/されてないという区別が、画面上から付きづらいのがちょっとつらいところですね…。 編集が終わったら、複数選択を解除。 これを心得ておくのがいいですね。

まとめ

  • 同じフォーマットのExcelファイルを大量に記入する場合はシート複数選択を使う
  • シート複数選択で、各シートの同じセルに一括で入力
  • 入力が終わったら複数選択は解除すること

Excelでのフォーマットだと、こういったテクニックが通用するので色々とやりようがあるのがまだ有難いですよね。 特殊な申請フォームを使わないといけない、とかだと、いいテクニックがなかったりして全部人力でやっていかないといけなかったりするものです。

働く人の作業を自動化・効率化するためのシステムのせいで余計な人力作業が増えたりするのって、非常にバカバカしいですよね。 社内のルールだかコンプライアンスだかが優先されて、その半面でいかにして面倒くさい作業を省いていくか、使う人間が面倒なく作業がやれるかということを見てない社内システムとか、そういうのを使わされるとまったくいい迷惑ですよね。

あ、これ完全にただの愚痴だ。

 

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