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はい。 今回もExcelの話題です。

ただExcelにかぎらず、他の作業にも通じることです。 お仕事をするうえでは当然のことだと思っているのだけど、そこを改めてご紹介しておきます。

どんな文書や計算表も、作業をするときは常に「Ctrl + S」で上書き保存を心がけるクセをつけておくべき、という話です。

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上書き保存のショートカットキー

Excelでは、上書き保存を下記のショートカットキーで行うことが出来ます。

Ctrl + S

わざわざメニュー上の保存ボタンを使わなくても、このショートカットキーだけでファイルを上書き保存できます。 これなら、マウス操作もいらないので上書き保存の手間も大したことありません。 無意識で出来るレベルです。


【Excel Expert】作業を超・効率化させる、知らぬと損する必須ショートカットキー15選 | Tipstour

常に上書き保存するクセをつけておくべき理由

このショートカットキーを使うメリット。 言うまでもなく「突然のトラブルでデータが消えてしまうことを防げる」という利点があります。

複雑な処理をしていると、突然Excelが強制終了されてしまうことはよくあります。 大体の場合は復元が可能ですが、状況によっては編集したデータが戻ってこない場合もありえます。

また、操作ミスで間違えて保存せずに閉じてしまうという場合もありえますからね。 操作ミスはどうしても発生する可能性はありますが、こまめに保存することで保存ミスのインパクトを弱めることができます。

意外と浸透していない? こまめに保存するというクセ

僕がお仕事で色んな人のExcel操作を見ていて思ったのは、思っている以上にデータをこまめに保存しない人が多いということ。 

僕はCtrl+Sを押すことが完全にクセ付いているので、ちょっとした変更があった場合も常に最新の状態でディスク上やサーバ上に保存されるようになっています。 こまめにデータを保存しない人の長時間の作業を見ていると、なんだかハラハラしてくるんですよね・・・(笑)

まとめ:転ばぬ先の杖

こまめに保存を心がけていなかったせいで、1時間の苦労が消えてしまった! というようなバカらしい自体は避けるようにしましょう。

既に言いましたが、これはExcel作業に限った話ではなく、作業全般的に言えることです。 こまめに保存することで避けられる自体は、避けるように習慣づけること。 リスクマネジメントなんて言い方は大げさだけど、それに近いものがあるんじゃないでしょうか。

転ばぬ先の杖というやつです。

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