【Excel】データ入力時間を圧倒的短縮!「フラッシュフィル」機能を活用しよう


今回も、Excelの時短テクニックについてご紹介しますね。

複数のセルにまたがって表示されている文字列を結合するには、手作業で結合するか、関数を使用するのが一般的でした。

しかし! Excel2013から搭載された機能「フラッシュフィル」はなかなかに画期的で、それらの手間を一切無くしてしまいました。

通常、Excel関数などを使って文字列の結合や取り出しを行っていたところ、フラッシュフィルは「ある一定の法則・ルールに則って自動的にデータを読み取り、入力してくれる機能」です。

 

とても便利な機能なのですが、文章だけだとちょっとわかりづらいですね…。

具体的にどのような機能であるか、見ていきましょう!

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フラッシュフィル機能

フラッシュフィルは、セルに入力された結合パターンを自動認識して、同じ結合パターンでデータを自動入力できる機能です。

例えば、こんな図を用意しました。

 

都道府県と23区の文字列を手動で結合した、D列があります。

通常であれば文字列の結合なので、関数などを使って結合してやる必要があるのだけど、ここではあえて、手入力で「東京都」+「江戸川区」と結合しています。

 

さて、下のセルにも同じパターンで結合データを入れたい場合は、すべてを手作業で入力するか、関数式を自分で作らなければなりません。

ここで登場するのがフラッシュフィル機能! これを使用すると、一発で入力できてしまいます。

フラッシュフィルを使ってみる

D列のデータ未入力のセルを選択した状態で、データタブ→フラッシュフィルボタンを押してみます。

すると、D2に入力されたデータは「B列とC列を結合したデータパターン」であることを自動的に読み取って、以下の空白セルに同じパターンでデータを一瞬で入力することができます。

データに法則性がしっかり決まっていれば、このボタンを押すだけで数十行でも数百行でも、一回の操作ですべて入力してくれます。

便利なやつですね。

ボタン操作以外でもフラッシュフィルが使えます

ボタンでのフラッシュフィル機能の利用方法を説明しましたが、セルを直接操作して機能を利用する方法もありますよ。

まずはデータ元のセル右下をクリックし、そのままデータを入力したい位置までドラッグアンドドロップします。

ちなみに、右下を右クリックでも可能です。

データがコピーされましたが、これはただのオートフィルなので、このままではただ上のセルをコピーしただけですね。

赤四角で囲った部分をクリックすると、メニューが現れるので、ここで「フラッシュフィル」を選択します。

無事フラッシュフィルが適用され、結合されたデータが入力できました。

動作自体はどちらも変わらないので、お好きな操作方法で使いましょう。

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フラッシュフィルは幅広く使えます

今回は2列のデータで順番通りに結合したパターンで、フラッシュフィルをご説明しました。

賢い方はもちろん気付いていると思いますが、このフラッシュフィルはデータの結合以外にも活用可能です。

例えば…

  • メールアドレスの@の前だけを抜き出す
  • 複数セルを好きな順番で入れ替えて結合
  • 大文字の英語を小文字にする
  • 電話番号のハイフンを消す

などなど。 色んな利用方法があります。

 

これを覚えておけば、「あれ?こういう操作をする関数って、どうやって使えばいいんだっけ…」というときに、わざわざ調べなくても法則に則って一発入力でいますね。

ぜひ、フラッシュフィル機能を活用して時短してくださいませ。

それでは!

 

 

 

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