ついに社内でEvernoteが利用禁止になったので、ローカルで出来る情報管理をご紹介します


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ついに来てしまいました。 この日が。

弊社でもEvernoteやDropboxといったクラウド系のWebサービスが利用禁止となったのです。 ついでにFacebookやTwitter、クラウドストレージサービスなどありとあらゆるものが利用禁止になりました。 ほげぇ。

一定の大きさ以上の企業になると、どうしてもこうしたWebサービスは利用禁止とされる傾向が強いですね。 利便性や情報の管理の効率性を考えると、使用禁止となるのはとても痛い。

「セキュリティ向上」の大義名分のもと、こうした利便性は犠牲にされがちなものです。 情報漏洩に厳しい昨今、企業のコンプライアンス的にはわからないでもないのだが、一般社員からするとただただ不便となるだけなのですよね。

悔しいことですが、受け入れるしかないようです。 ここでは僕が「Evernote使用禁止になったときのために」あらかじめ行っていた、ローカルでできる情報管理方法についてご紹介しておきます。 ご参考ください。

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テキストファイルでの情報管理に切り替える

Evernote使用禁止となってしまった場合のベストな対抗策は、シンプルな方法に切り替えることです。

PCのローカルで一般社員が規制されずにメモや情報を管理できる方法といえば、テキストファイルにメモを残すことです。 さすがにメモ帳などのテキストエディタを使用禁止とされることはないでしょう。 この方法なら、外部のWebサービスを利用禁止とされても、生き残ることができます。

何を当たり前のことを…という感じですが、当たり前のことだからこそ利用禁止にされる心配が無いのですね。

全文検索ツールを使う

ただ、Evernoteのメリットは全文検索機能が使えることにもあります。 数ある情報やメモをインデックス化して、それを簡単に検索、取り出せることが最大のメリットであるわけなので、この全文検索機能は他のツールを利用して実現させてあげる必要があります。

全文検索ツールはいくつか世の中に出回っていますが、僕はこのツールを使っています。


探三郎のページ

探三郎という、10年近い歴史のある古いツールですが、シンプルにファイルの全文検索を行ってくれて、動作も快適なフリーソフトです。

インストール不要のツールなので、ソフトのインストールを禁止されている環境でも利用可能です。

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アルファベットの大文字・小文字の区別が付かないところだけ気になるのだけど、動作の軽快さとインストール不要という利点が強いので、僕はこのツールを活用しています。

番外編:抜け穴サービスを探す

これはあくまで番外編、あまりオススメできる方法ではないのですが、単純に会社の方針に従うだけなのは癪だ、という人にはこの方法もあります。

世の中にクラウド型のWebサービスは沢山あります。 EvernoteやDropboxはメジャーなため、名指しで使用禁止、会社のネットワークからもアクセス不可とされる場合が多いです。

が、それですべての世の中のクラウドツールがブロックされるかというとまた別問題。 実は海外のマイナーなサービスの場合、ブロックされていない可能性もあります。 そこを使う、という手です。

 

マイナーなサービスの場合はセキュリティ上の問題もあるために手放しでオススメできる方法ではないのだけど、ちょっとした抜け道として考えておくのであれば、何かと使えるかもしれない。

セキュリティを優先するあまり思考停止した企業

僕はこれから、この国の企業でのセキュリティはどんどん強化されていき、そこで働く社員の利便性はどんどん損なわれていくものと思っています。

現時点で使えているWebサービスについても、今後はどんどん規制されて使えなくなることでしょう。 技術は進歩して便利なサービスが登場しているのに、セキュリティという大義名分でその恩恵をすべてシャットアウトする。 なんというか、日本人らしいガラパゴスさそのものって感じじゃないですか。

別にこの国に限った話ではないのかもしれないけど、せっかくの技術の進歩を効率よく取り入れないでただ利用禁止とするのは、思考停止の極みだと僕は思うんですよね。 バカのやることだと思います。

 

もしかしたら一番手っ取り早いのは、あまり縛りの大きくない中小企業で働くか、もしくは独立してしまうことなのかもしれないのだけど。 それなら、誰にも文句は言われないし。

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